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El viejo EDI, se alía con Internet
Hace
unos 30 años empresas de transportes y envío de mercancías comenzaron
a desarrollar un intercambio de datos informático que eliminaba
el engorro y los retrasos del papeleo de ciertas transacciones mercantiles
como facturas, órdenes de compra, etc., logrando, asimismo, reducir
costes. Así nació el EDI (Electronic Data Interchange) que
permite intercambiar información entre empresas a través de un formato
específico común, haciendo innecesaria la intervención humana, ya
que las operaciones se llevan a cabo íntegramente a través de ordenadores.
Con la generalización de Internet, EDI cobra de nuevo protagonismo
en el escenario del B2B.
EDI
(Electronic Data Interchange) supone el intercambio de datos
sobre cuestiones de negocios que se realiza de un ordenador a otro
a través de formatos estándar. Cuando dos compañías utilizan EDI
para intercambiar información, ésta se estructura en torno a un
formato específico que es compartido por ambas entidades, con lo
que se hace innecesaria la intervención humana. Se trata de una
transacción realizada íntegramente entre ordenadores
Todo
comenzó en los 60
Hace
alrededor de 30 años compañías de los sectores de transportes y
envío de mercancías empezaron a usar este tipo de intercambio de
datos para eliminar los problemas y retrasos del papeleo y reducir,
a la vez, sus costes.
La
información incluida en una transacción EDI suele ser, en su mayor
parte, la misma que figura en documentos impresos convencionales
por lo que las tradicionales aplicaciones de EDI son órdenes
de compra, documentos de embarque, facturas y pagos. Sin embargo,
el desarrollo de estándares y la generalización de la informática
ha impulsado el uso de EDI en muchos otros sectores como pueden
ser: seguros de atención médica, archivos, servicios financieros,
compras gubernamentales y transacciones en Internet.
EDI
permite que una empresa pueda realizar una "transacción" con otra
empresa a través de un texto semi-ilegible compuesto por una muy
larga cadena de caracteres. Este texto, estructurado bajo el estándar
EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra
cada uno de los datos necesarios para efectuar la transacción enviada.
Por ello, cuando la empresa destinataria lo recibe puede interpretarlo
con solo seccionarlo
Las
ventajas de EDI
Las
empresas utilizan EDI por las mismas razones que adoptan la mayoría
de las tecnologías modernas: aumentar la eficacia en sus operaciones
e incrementar los beneficios. Algunas de las ventajas de EDI son:
· Reducción
de costes administrativos
· Mejor control del inventario
· Integración estratégica de los datos EDI y el proceso de la información
De
una forma más específica, los beneficios que supone el uso de
EDI para un proveedor se materializan en una gestión más eficaz
de los procesos de suministro de productos (los tiempos se acortan),
de los stocks, así como de su relación con otros proveedores.
Por su parte, para los fabricantes, EDI sirve para optimizar
la cadena de suministro. O lo que es lo mismo, integrar sus
MRP (sistemas de planificación de recursos) con los de sus proveedores.
Aquí es donde EDI puede ayudar a reducir los costes y ayudar a que
los márgenes de tiempo se reduzcan. Otras ventajas que aporta son,
por ejemplo: mejor gestión de la planificación de recursos, acceso
a la información en tiempo real y a una mayor cantidad de datos
(lo que redunda en una toma de decisiones más fundamentada) y una
mayor capacidad de respuesta de cara al cliente.
Para llevar a cabo estas operaciones se utilizan los denominados
servidores de integración B2B que traducen las órdenes y respuestas
de los distintos MRP a lenguaje XML. Estos servidores permiten que
se establezca la comunicación entre los sistemas de diversas empresas,
independientemente del lenguaje de programación que utilicen o de
las arquitecturas de sistemas que empleen. Además, se encargan de
gestionar la seguridad en las transacciones y eliminan las diferencias
que tengan los diferentes interfaces.
Los
estándares
Para
poder beneficiarse de EDI en las transacciones empresariales, es
necesario que existan unos estándares. Con ello se asegura que la
información que se transmite será recibida por cualquier receptor.
Estos estándares se organizan de tal modo que los programas informáticos
pueden "traducir" los datos de la compañía emisora (en distintos
formatos) a formatos estándar y viceversa. Ello se realiza mediante
el uso de software instalado en la propia empresa o por medio de
los servicios de una compañía VAN (Value Added Network).
En la actualidad existen varios cientos de estándares para una amplia
gama de transacciones B2B. El principal es el X12, desarrollado
por el ASC X12 (Accredited Standards Committee). Una entidad dependiente
del ASC, la DISA (Data Interchange Standards Association), se dedica
a proporcionar la formación e información sobre EDI.
| Estándares ASC X12
En 1979 la ANSI (American National Standards Institute)
creó el Comité de acreditación de estándares X12
(ASC, Accredited Standards Committee) que se
dedica a desarrollar estándares uniformes para el intercambio
electrónico de transacciones entre empresas, es decir,
el EDI (Electronic Data Interchange).
Las labores de esta entidad son desarrollar, mantener,
interpretar, dar a conocer y promocionar el correcto
uso de los estándares EDI de la ANSI y de la UN/EDIFACT.
Para ello el ASC se reúne tres veces al año y su principal
objetivo es crear estándares que faciliten el intercambio
electrónico que se deriva de transacciones de negocios
como pueden ser órdenes de pedidos y proceso de productos,
entrega y recepción de información, facturas, pagos,
así como otras operaciones que se llevan a cabo hacia
o desde entidades relacionadas con la financiación,
los seguros, la educación y la administraciones locales
o nacionales. Los estándares X12 facilitan estas transacciones
estableciendo un tipo de lenguaje de negocios común
y uniforme para que ordenadores situados en cualquier
lugar se comuniquen sin problemas.
En la actualidad el formato más usado es el X12-3040
del que existen 275 grupos de transacciones que hacen
posible realizar cualquier tipo de operación de B2B.
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¿Qué
es un VAN?
Los
VAN (Value Added Network), compañías que ofrecen servicios
de redes de valor agregado, surgen en la década de los 80 como respuesta
a la necesidad de las grandes empresas que al realizar transacciones
con otras empresas se encontraban con un gran número de protocolos,
velocidades, dispositivos y contenidos. Sus servicios permitían
que una transacción en EDI generada por una empresa fuera convertida
a un correo electrónico, a un fax o se imprimiese para su entrega
física en papel.
Los
servicios que ofrecen los proveedores de red con valor agregado
VAN, son diversos: archivo de transacciones por empresa, orden y
búsqueda de transacciones, validación de transacciones e integridad
de datos. Los principales se estructuran en torno a estos cuatro
grupos de servicios:
* Correo
y comunicaciones
* Administración de transacciones
* Aplicaciones de comercio electrónico
* Servicios de consultoría, implementación y reingeniería
| XML/EDI
XML/EDI constituye una estructura estándar para
intercambiar diferentes tipos de documentos (facturas,
informes de proyectos, documentos médicos, etc) de modo
que la información sea transmitida por medio de un API
(Application Program Interface), vía web, portal de
bases de datos, catálogo o documento de workflow .
Así es posible que esta información pueda ser buscada,
decodificada, modifica y expuesta de una forma eficaz
y correcta al implementar unos diccionarios EDI y ampliar
el "vocabulario" de la empresa que lo utilice por medio
de archivos on-line que incluyen este lenguaje de negocios,
reglas y objetos. |
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Perspectivas para EDI
Dos factores han hecho que EDI se haya constituido como un elemento
muy importante en las actuales transacciones electrónicas a través
de Internet: la propia generalización de la Red y la aparición de
estándares.
A medida que el comercio electrónico se popularizaba, cada sector
industrial desarrollaba sus propios estándares. Esta heterogeneidad
limitó la efectividad del comercio electrónico entre compañías que
trabajaban sobre diferentes protocolos. De ahí que las empresas
que usaban EDI optaron por crear un estándar común. El principal
en la actualidad es el X12.
La aparición de este estándar incrementó la accesibilidad de EDI
a través de la Red, ya que con sólo un ordenador con acceso a Internet
y un browser, las empresas pueden conectarse con las redes de EDI
de una forma segura. Es decir, una inversión mínima puede igualar
las oportunidades entre las compañías pequeñas y las grandes. Por
ello las pymes son las principales beneficiadas del auge de EDI,
ya que además de servirles de arma competitiva, les permite ampliar
sus mercados a nivel mundial y mejorar las relaciones con sus actuales
partners. Internet ha eliminado, asimismo, las antiguas barreras
que tenían las pequeñas compañías para utilizar EDI: elevados costes,
requerimientos de determinados volúmenes de transacción y software
propietario.
Almudena Alameda
Verticalia.com
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